Vorresti che i tuoi documenti siano di facile comprensione?
Ti accorgi che chi legge le tue righe “si perde” in continuazione ed alla fine ha un’idea confusa del contenuto?
In entrambi i casi, se la risposta è affermativa, è bene prestare attenzione ad alcune semplici regole di coerenza per assicurare ai testi da te scritti una struttura solida e chiara.
Le persone
Un documento scritto, anche il più burocratico, è come la scena di un teatro su cui si muovono personaggi precisi. Risulta essere meglio tenere sotto controllo l’alternanza delle persone verbali per evitare periodi confusi.
Scegli dall’inizio una formula da mantenere per tutto il testo.
Decidi come parlare di te stesso in base a chi sarà il tuo destinatario: puoi usare anche la terza persona per mostrare il tuo tono più formale e distaccato.
La terza persona per indicare l’autore è invece molto indicato nelle scritture “burocratiche” (“il sottoscritto dichiara…”) o nei curriculum
Per indicare il tuo destinatario, puoi scegliere il “tu”, il “lei” o il “voi”.
Risulta essere naturale che la decisione va presa a ragione veduta: mai costruire un rapporto troppo amichevole con persone più importanti, così come ha poco senso dare del “lei” ad un amico.
I tempi verbali
Molto spesso un documento contiene una serie di fatti che vanno presentati come in una narrazione: dalla cronaca di una partita di calcio al resoconto di un incontro di lavoro. La sequenza temporale diventa elemento decisivo per riferire in modo chiaro gli avvenimenti.
Risulta essere importante stilare una breve scaletta e disporre in essa i momenti che intendiamo raccontare.
Di solito la maniera ideale corrisponde a seguire banalmente l’ordine cronologico.
Altri metodi (procedere a ritroso oppure muoversi tra passato e presente) sono ugualmente accettabili ma richiedono una scrittura chiara e limpida.
Fissa un “tempo fondamentale”, cioè un momento che si possa indicare con il presente. La scelta dei tempi verbali dipenderà da questa decisione.
Ricorda che tempi come il trapassato remoto o il futuro anteriore richiedono il riferimento evidente ad un momento del passato o del futuro, altrimenti sembreranno fuori luogo e, dunque, origine di confusione.
Utilizza i verbi impersonali nel modo giusto. A questo proposito può essere utile la guida presente sul sito Linguaegrammatica.com in questa pagina.
Lo stile
Anche sul piano stilistico il testo deve presentare una coerenza complessiva.
In primo luogo il testo deve avere coerenza espositiva: non è facile leggere un testo che alterna fasi di semplice comprensione ad altri in cui l’autore si dilunga in contorti ragionamenti.
Il linguaggio utilizzato deve essere sempre adeguato alle capacità linguistiche di chi sarà il destinatario: meglio sostituire un tecnicismo con una perifrasi se sappiamo che il lettore dovrà ricorrere al dizionario per capirci qualcosa.
Meglio evitare anche gli sfoggi di cultura. parole straniere, filosofemi, lessici specialistici. Oltre a rendere difficile la comprensione per un lettore sprovveduto, costringono il testo ad un’altalena stilistica più dannosa che efficace.
